Malgré son titre français ridicule, le livre «S’organiser pour réussir»
gagne à être lu. Parmi les concepts décrits dans cet ouvrage, celui
d’organisation naturelle des projets synthétise la philosophie de
l’auteur.
Cette méthode d’organisation se veut simple. Elle n’entend pas se substituer
à des méthodes plus formelles issues de l’ingénierie. Il s’agit plutôt d’une
méthode complémentaire, qui peut être utilisée au quotidien. Elle est adaptée
aussi bien aux projets professionnels qu’à des projets privés ou modestes comme
l’organisation d’un dîner.
La méthode est qualifiée de naturelle par David Allen parce qu’elle
reproduit les cinq phases de notre cerveau lorsqu’il s’organise. Ou plutôt
lorsqu’il organise pour nous, à notre place. Ces étapes sont les
suivantes :
- Définition du pourquoi, et des principes;
- Visualisation du résultat;
- Génération des idées en vrac (Brainstorming);
- Classement et organisation des idées;
- Liste des premières actions.
L’intention et les principes
La première phase consiste à répondre à la simple question du
«pourquoi» du projet. Cela permet d’expliciter l’objet du projet, et
de créer la motivation qui nous animera pendant sa mise en oeuvre.
C’est en répondant à cette question que nous serons capable de :
- définir le succès du projet;
- prendre des décisions;
- décider des ressources à utiliser;
- être motivé;
- avoir une vision d’ensemble;
- élargir les options possibles.
Après avoir explicité l’intention, l’objectif exact du projet, il est
nécessaire de prendre conscience des principes que l’on souhaite respecter pour
atteindre cet objectif. Ces principes sont les conditions que l’on se
pose : «Je ferai tout pour réussir ce projet à condition que…». Cette
étape explicite les limites dans lesquelles nous travaillerons.
La visualisation
La deuxième phase est essentielle. Elle consiste visualiser mentalement le
projet réalisé. Pour cela il faut :#
- se projeter dans le futur, après l’achèvement complet du projet;
- visualiser le projet achevé et réussi totalement, dans tous ses
aspects;
- noter précisément la situation nouvelle, apportée par cette réussite.
Cette étape nous permet de savoir exactement où l’on veut aller, ce que l’on
veut atteindre.
Les idées : Tempête dans un cerveau
Une fois que l’on sait où aller, et pourquoi, il faut définir comment. C’est
à la troisième étape, celle du brainstorming, du jaillissement des idées, que
commence la définition du «comment».
Le procédé est simple: il faut noter en vrac, sans sélection, toutes les
idées qui nous viennent à l’esprit. Et de continuer tant que de nouvelles idées
arrivent.
Cette étape peut être optimisée par l’utilisation d’outils de cartes
heuristiques.
Le plan : De l’ordre après la tempête
L’étape d’après répond à la question : «quel est le plan ?»
Une fois que le cerveau a bien chauffé, que votre espace de travail est
rempli de feuilles, de post-it et d’enveloppes griffonnées, il est tant
d’organiser toutes ces idées. Il faut donc les rassembler, les classer par
catégories, par relation de dépendances, par séquences, par priorités, etc.
L’organisation des premières idées permet généralement d’en trouver des
nouvelles, qui les vont compléter, les détailler.
Les actions : Du simple, du concret
La dernière étape consiste à définir les premières actions. Elle
est, avec le deuxième étape, celle de la visualisation du résultat, l’une des
clés de cette méthode.
Pour chaque domaine défini précédemment, pour chaque point du plan, il faut
décrire, précisément, quelle est la prochaine action concrète qui doit être
réalisée. Il faut parfois aussi décider qui va la réaliser. C’est en rendant
explicite chaque prochaine action que le projet va être mis en mouvement. Leur
existence est la garantie de son avancement.
Les points clés
Sa simplicité nécessite de revenir sur les deux pivots autour desquels
s’articule la méthode naturelle d’organisation des projets. La visualisation du
résultat est le premier pivot. Outre qu’elle permet d’expliciter l’objectif à
réaliser, elle déclenche un processus cognitif qui garantit la concentration de
notre cerveau sur cet objectif.
Quant aux
prochaines actions, elles apportent elles aussi la garantie d’un avancement
concret. Leurs désignations matérialisent le passage de l’état de projet en
projet à celui de projet qui a démarré. Elles apportent clarté, responsabilité
et tranquillité de l’esprit. Tout cela pour une décision qui, le plus souvent,
peut se prendre en cinq minutes, ou moins.
